Interkulturelles Zeitmanagement

„Ihr habt die Uhr, wir haben die Zeit!“
(Arabischer Witz)

Privat werden zum Beispiel Kinder heutzutage verabredet und treffen sich nicht zufällig irgendwo zum spielen auf dem Spielplatz, am Sportplatz oder im Wald in der Nachbarschaft. Wir haben Angst um unsere Kinder, denn viele von uns wohnen in Städten mit viel Verkehr.
Auch bekommen wir keinen spontanen Besuch, dass hat unter anderem was mit der Digitalisierung zu tun.

Allerdings ist es beruflich nicht anders. Da gehört es aber eher zum guten Ton,
pünktlich zu sein und Deadlines einzuhalten.

Zeit ist ein kostbares Gut und darf nicht vergeudet werden. Da sind wir uns einig. Oder?

Vergessen Sie für einen Moment mal Ihren Anspruch an Effizienz!
Denken Sie jetzt nicht an die Eisenhower-Matrix (ABC und P-Aufgaben) oder an Ihre Strategien gegen Zeitdiebe.

Unsere Lebenswelt sieht eine strukturierte Vorgehensweise mit fixer Zeitplanung vor. Diese Art von fester Planung heißt monochronisch.

Menschen die eher monochronisch planen, machen eins nach dem anderen. Nehmen zeitliche Zusagen sehr ernst. Halten sich an einen Plan. Nehmen Rücksicht auf andere. Empfinden Kontrolle über Zeit als Zeichen von Professionalität und effektivem Handeln.

Beruflich muss ich da sofort an Projektpläne und Meilensteine denken,
da werden in der Regel Puffer für unvorhersehbare Ereignisse eingeplant,
allerdings wird es meist zum Ende hin zeitlich knapp.

Was machen wir, wenn wir auf Menschen treffen, im Job oder privat, und deren Zeiteinteilung entpuppt sich als flexibel? Menschen mit einen solchen Zeiteinteilung sind eher polychronisch veranlagt.

Diese Lebenswelt sieht vor, dass unvorhersehbare Situationen wahrscheinlich sind und kreative Lösungen gefunden werden müssen. Zeitliche Zusagen sind eher ein Ziel. Mehrere Dinge werden gleichzeitig getan. Unterbrechungen und Verschiebungen sind normal. Planungen werden kurzfristig ausgelegt. Beziehungen und Kollegen sind wichtiger, als Aufgaben und Arbeitsbelange.

Skizziert wurden hier natürlich zwei Extreme.
Wir alle tendieren sicher in unterschiedlichen Situationen mal zum einen und mal zum anderen Extrem.
Viele Menschen vereinen sowohl die monochronische und polychronische Zeitplanung in ihrer Lebenswelt.

Wenn wir im beruflichen Alltag in Projekten mit einer Zeitplanung arbeiten, ist es allerdings nicht immer einfach, eine andere Haltung zum Thema Zeit zu akzeptieren und einzuplanen.

Wie ist es in so einem Fall möglich, alle Beteiligten mit ins Boot zu holen?

Wir müssen da nicht auf einen anderen Kontinent blicken, wir können uns mit dem Lieblingsreiseland der Deutschen befassen und schon wissen Sie, es geht um Italien.

Nicht nur dort, sondern in sehr vielen Gegenden dieser Welt, zum Beispiel auch in der arabischen Welt, sind die Menschen eher beziehungsorientiert.
Was heißt das genau?
Der Wert Beziehungsorientierung steht ganz oben auf der Prioritätenliste.
Man hat Vertrauen in Beziehungen, Vertrauen ist die Voraussetzung für Erfolg im Geschäftsleben, die Zufriedenheit der Geschäftspartner ist somit das Leitmotiv, gearbeitet wird mit einer Prozessorientierung. Der Einbezug von Situation und Begleitumständen ist unabdingbar.

Stellen Sie sich folgende Situation vor:
Sie sind der deutsche Projektleiter und mit einem Projekt bei der Tochterfirma in Italien beauftragt und bringen ca. 50% des Projektteams aus Deutschland mit. Das Team ist abends angereist und hat somit auf einen ersten gemeinsamen Abend mit dem Team in Italien verzichtet. Es geht darum, in einer Woche alle Ergebnisse zur Präsentation im Mutterkonzern fertiggestellt zu haben.

Am ersten Tag vor Ort startet das Treffen mit den italienischen Kollegen und Kolleginnen um 9 Uhr.
Um 9:10 Uhr sind die meisten aus dem italienischen Team anwesend und sprechen über das Fußballspiel am Abend zuvor, zwei Kollegen telefonieren noch auf dem Flur und drei weitere Kollegen sind am Kaffeeautomat versammelt. Der Vorschlag ist, dass erstmal alle noch einen Kaffee nehmen, bevor es losgeht.
Der Projektleiter und das deutsche Team haben im Hotel gefrühstückt und somit keinen Bedarf mehr, weiteren Kaffee zu trinken.

Als alle versammelt sind, stellen Sie den Projektplan und die Meilensteine vor und möchten gleich in die effektive Aufgabenteilung übergehen… da meldet sich ein italienisches Teammitglied zu Wort. Sie schlägt vor, dass zunächst jeder sein Kompetenzfeld und die damit verbundenen Umstände darlegt und somit eine aktuelle IST Situation für alle Beteiligten deutlich wird.

Gesagt getan. Der ganze Tag nimmt nicht diese Aktivität, sondern auch andere Themen in Anspruch, die Sie eigentlich vorher geklärt haben wollten.

Am Ende des Tages gibt es eine etwas „neue“ IST Situation.
Sie sind irritiert und irgendwie müde. Das gesamte Team geht essen, nur Sie bleiben im Hotel und essen auf dem Zimmer um die Ergebnisse des Tages festzuhalten.

Im Restaurant gibt es regionale Küche.
Die Speisekarten sind nur auf Italienisch erhältlich und die Deutschen etwas ratlos, was die Wahl der Speisen angeht. Die italienischen Kollegen meinen zusätzlich, dass die Karte sowieso nur eine Auflistung vom Möglichkeiten ist. Sie übernehmen die Speiseauswahl gerne und schauen dabei nicht in die Karte.
Der Abend verläuft sehr harmonisch und die Spannungen des Tages haben sich fast aufgelöst.
Es wird über Privates und natürlich auch über das gemeinsame Projekt gesprochen.
Alle Beteiligten sind sich einig, dass sie mit dem Projektleiter sprechen wollen und eine andere Gangart vorschlagen möchten.
Vermutlich werden sie die Zeitlinie nicht ganz einhalten können, aber am Ende wird es ein vielversprechendes Projekt und ein Benchmark für andere Tochtergesellschaften.

An einem Tag „ausgebremst“, lecker gegessen und doch das Ziel in greifbarer Nähe.

Zeit ist Geld, genau deswegen macht es hier und da Sinn, die vorherrschenden Werte von Vertretern anderer Länder zu respektieren und gemeinsam eine Lösung zu finden.
Und zwar persönlich und eventuell lieber ausserhalb der Geschäftsräume.

Wenn interkulturelles Zeitmanagement antizipiert wird, dann ist das Gelingen von Projekten bei funktionierender Teamstruktur quasi ein Selbstläufer!

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Culture and Business

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